Produktivität im Workshop

leistungskurve

Was ist überhaupt ein Workshop?
Beinahe alles wird heutzutage als Workshop bezeichnet – egal ob es sich dabei um einen Vortrag, eine Präsentation oder eine Schulung handelt. Aus diesem Grund zunächst einmal eine kurze Definition, was wir in diesen Artikeln als Workshop bezeichnen. Ein Workshop ist ein Treffen von mehreren Personen, die gemeinsam innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens ein Thema bearbeiten wollen. Das Ziel dahinter ist klar definiert.

Produktivität im Workshop
Wie kann ich sicherstellen, dass mein Workshop produktiv wird? Wer nicht gerade ein professioneller Moderator ist, der nichts anderes macht als Workshops vor- /nachzubereiten und zu moderieren steht immer wieder vor dieser Frage und die Antwort ist einfach: Gar nicht. Aber es gibt natürlich den einen oder anderen Trick um die besten Voraussetzungen für einen produktiven Workshop zu schaffen.

Einen großen Einfluss hat der Zeitpunkt, zu dem der Workshop angesetzt wird. Jeder Mensch hat eine Leistungskurve, die ähnlich aussieht wie die unten abgebildete Kurve. Natürlich ist sie bei jedem Mensch je nach Typ etwas verschoben, aber für eine allgemeine Orientierung reicht die Kurve aus. Es ist für die Produktivität innerhalb des Workshops folglich besser diesen vormittags zu planen und ausreichend Zeit für eine Mittagspause zu lassen.

Aber auch innerhalb des Workshops selbst gibt es einige Stellschrauben die sich positiv auf die Produktivität auswirken. Direkt am Anfang steht der Beginn. Gerade wenn sich die Teilnehmer noch nicht kennen bieten sich Eisbrecher Techniken an, um eine gemeinschaftliche Atmosphäre zu schaffen und die ersten Berührungsängste zu überwinden. Aber auch wenn sich die Teilnehmer bereits kennen ist ein spielerischer und lockerer Einstieg geeignet um alle aus ihrem Alltag abzuholen und in die neue Situation zu setzten.

Gerade bei Workshops die über mehrere Stunden gehen sollten regelmäßige Pausen eingeplant werden. Es empfiehlt sich nach ca. 1,5 h 10-15 min Pause zu machen um den Teilnehmern die Gelegenheit zu geben etwas zu essen und trinken und vor allem den Raum gut zu lüften. Ebenso ist es bei langen Workshops ratsam immer wieder Übungen zur Aktivierung vorzusehen, bei denen sich die Teilnehmer bewegen und sich gedanklich mit etwas anderem befassen.

Abgesehen von dem Zeitpunkt ist auch der Ort des Workshops von großer Bedeutung. Je näher am Arbeitsplatz desto unproduktiver sind die Teilnehmer, in der Pause ist die Versuchung groß nur schnell auf ein paar Mails zu antworten, immer wieder der verstohlene Blick aufs Handy ob nicht doch die Welt gerade in diesen wenigen Stunden untergeht. Dieser Ablenkung kann auf zweierlei Arten vorgebeugt werden. Erstens ist es ratsam einen Ort zu wählen, der mit etwas Distanz zum eigenen Arbeitsort liegt. Das muss nicht zwingend gleich ein Tagungsraum in einem Hotel sein – schon ein Besprechungsraum in einem anderen Gebäude schafft oftmals zumindest einen Teil der benötigten Distanz. Zusätzlich dazu führt eine ungewohnte Räumlichkeit auch dazu, dass sich die Teilnehmer mental auf den Workshop einstellen, und sich auch darauf einlassen.

Eine zweite Möglichkeit ist es, die Teilnehmer selbst Regeln aufstellen zu lassen, die ihrer Meinung nach die Produktivität erhöhen und sicherstellen, dass alle mit ganzem Kopf bei der Sache sind. Dadurch dass die Regeln selbst aufgestellt sind, werden sie als sehr verbindlich betrachtet – denn niemand möchte die eigene Regel brechen und vor den Kollegen dumm dastehen.